Soyez à jour de la réglementation

Souvent méconnue de la plupart des dirigeants d’entreprise, la réglementation régissant, les pratiques en matière de dématérialisation des documents, de sécurisation des données personnelles ou encore conformité des pièces à valeur probatoire, est pourtant pléthorique et en constante évolution.

Cette réglementation peut avoir des incidences majeures pour une entreprise si elles ne sont pas connues et inscrites dans un vrai projet à part entière.

Voici ci-après les principales mesures déjà mises en place ou en passe de l’être très prochainement.

Règlementation européenne :
Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD).(1)

Qu’est-ce que le RGPD ?

Mis en application le 25/05/18, le Règlement Général sur la Protection des Données a été mis en place par l’Union Européenne pour harmoniser et normaliser les différentes lois qui existent dans les pays de l’UE, sur la protection des données personnelles.

Or, les entreprises détiennent un nombre considérable d’informations à caractère personnel, que ce soit pour leurs propres employés, et dans ce cas là, elles sont administrées par leur service RH quand il existe, mais aussi sur leurs clients et partenaires, dans des bases de données constituées grâce à la collecte d’informations client généralement organisée par le service Marketing.

Que devez-vous faire ?

De ce fait, toute entreprise (ou organisation – établissement public – association), quelle que soit sa taille dès lors qu’elle détient, conserve, administre, utilise des données à caractère personnel, devra avant le 25 mai 2018, être en conformité avec ce RGPD, c’est à dire être en capacité de respecter toutes ses obligations au regard de ce nouveau dispositif.

Si vous faites partie des 42 % des entreprises qui n’ont pas encore entamé la démarche de conformité, il est urgent de réfléchir au plan d’actions à mettre en place, car votre entreprise est de facto responsable de ces fameuses données personnelles, dont vous devez absolument garantir la sécurité d’accès, mais aussi la traçabilité, et même la portabilité.

Quels sont les risques de ne pas s’y conformer ?

Car la CNIL pourrait être amenée à mettre en place des sanctions pour les contrevenants, pouvant aller jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel. Pas sûr que le risque de mettre en balance le coût de cette conformité et celui d’une éventuelle amende, soit envisageable.

Alors où en êtes-vous ?

La facturation dématérialisée :
l’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014

Obligation pour qui et à quelle date ?

Cette ordonnance définit le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs :

  • depuis le 1 er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et les personnes publiques
  • 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés)
  • 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés)
  • 1er janvier 2020 : obligation pour les très petites entreprises (moins de 10 salariés).
Qu’est-ce que cela signifie ?

Tout simplement que si vous souhaitez continuer à travailler ou envisager de le faire avec des organismes publics, vous devez impérativement le faire par le biais de la facturation électronique, et notamment via le portail Chorus Pro.

Cette solution a été développée par l’AIFE (agence pour l’Informatique financière de l’Etat). Elle est gratuite été permet le dépôt, la réception, la transmission des factures électroniques et leur suivi.

Quels bénéfices pour les entreprises ?

Automatisation des procédures

Réduction des frais : impression et postaux

Diminution du coût de traitement des factures et des frais de relance

Amélioration de la traçabilité comptable

Garantie de remises des documents

Diminution du temps de traitement et du temps de validation des factures

Meilleure maîtrise des délais de paiement

Optimisation de la fluidité des échanges et de la gestion de la trésorerie

Et si je ne travaille pas avec des organismes publics ?

Même si vous n’avez pas d’organisme public dans votre clientèle, vous pouvez tout de même bénéficier de tous les avantages cités ci-dessus !

De plus, bien que l’obligation d’émettre des factures électroniques pour les échanges inter-entreprises du secteur privé ne soit pas en vigueur, il n’en reste pas moins que depuis le 1er janvier 2017 toute entreprise à l’obligation d’accepter la réception d’une facture électronique. Il y a fort à parier que les mêmes obligations que pour le public s’étendent aux relations du secteur privé !

Autant anticiper et profiter de tous les bénéfices de la dématérialisation !

La conformité des pièces dématérialisées :
La norme AFNOR NF Z42-013

Et oui ! Il ne suffit pas d’envoyer une facture ou un contrat par email pour être conforme aux normes sur la dématérialisation et la conservation des documents électroniques.

À quoi ça sert ?

Cette norme permet de garantir l’authenticité, l’intégrité et l’inviolabilité du document archivé dans un système de SAE (Système d’Archivage Electronique).

Dans le cas d’un litige, d’un contrôle par l’administration fiscale ou en vue de produire des documents auprès d’un juridiction quelconque, vous devez pouvoir être en mesure des documents à valeur probatoire. Cela signifie que vous pouvez justifier que ces documents sont conformes à l’original et n’ont subi aucune modification.

Comment faire pour respecter cette norme ?

Tout simplement en vous dotant, non seulement d’un certificat de type RGS classé de 1 à 3 * (une sorte de sceau numérique), mais également d’un système de GED qui vous permette de gérer et diffuser l’ensemble de ses documents de manière automatisée : Un SAE certifié NF Z42-013.

Pas de panique ! nous disposons de toutes les solutions et conseils pour vous accompagner dans la transformation numérique de vos flux documentaires !